Information about data processing
V3 (August 2026)
RessourcenReich GmbH uses the onlyfy Application Manager (by XING) to process job applications. This Privacy Policy will inform you about the processing of your data by the onlyfy Application Manager (by XING) and by RessourcenReich GmbH.
Joint controllership
With regard to interaction within the company account of RessourcenReich GmbH, RessourcenReich GmbH and New Work SE have joint controllership pursuant to Article 26 GDPR, as they jointly determine the purposes and means of processing pursuant to Article 4 (7) GDPR. The current version of the agreement on joint controllership pursuant to Article 26 GDPR, which New Work SE concludes with companies that use onlyfy Application Manager, can be viewed here https://www.xing.com/terms/onlyfy-one to gain information on the key aspects of the agreement.
Data processing by New Work SE
onlyfy Application Manager is part of the extensive XING service operated by New Work SE, which pursues the aim of improving and simplifying users’ working lives with a variety of applications (onlyfy Application Manager, as well as the XING social and jobs network, kununu, etc.), and creates a more fulfilling world of work for individuals while boosting the performance of companies. As part of the extensive XING service, onlyfy Application Manager is an online platform on which or through which talent and companies meet.
With regard to data processing for which New Work SE is solely responsible or is responsible within the scope of the joint controllership with RessourcenReich GmbH, detailed information is available in the XING Privacy Policy at https://privacy.xing.com/en/privacy-policy. You will also find contact details for New Work SE, as well as for the New Work SE data protection officer there.
Job applications with onlyfy Application Manager
When submitting an application, you enter into a user relationship with New Work SE for the purpose of processing applications. In addition, you will receive support and New Work SE can present you with other opportunities in support of your career. A public profile will not be automatically created for you on the XING social and jobs network. The legal basis for New Work SE processing your data is, in particular, Article 6 (1)(b) GDPR (processing necessary for the performance of a contract).
Notes on the special functions of onlyfy Application Manager
Calendar function
If the calendar function is used, your data is processed during and for the purpose of setting appointments within the application process. The legal basis is Article 6 (1)(f) GDPR. The calendar function is provided by an IT service provider (Cronofy Ltd., United Kingdom). The United Kingdom is classified as a secure third country based on the adequacy decision of the European Commission. Further information on data protection at Cronofy is available here: https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp application and communication via WhatsApp
If you apply via WhatsApp or if RessourcenReich GmbH contacts you via WhatsApp in connection with your application, the legal basis for the communication is your consent, which can be withdrawn at any time, pursuant to Article 6 (1)(a) GDPR. The communication may in particular be used to request application information, clarify follow-up questions, schedule appointments, send reminders, or enable other communication during the application process.
When applying via WhatsApp, the required applicant information is requested during a WhatsApp chat. The data is then transferred directly to onlyfy Application Manager via the service provider PitchYou and processed further there as part of and for the purpose of the normal application process. Candidate data from apply via WhatsApp are deleted from the apply via WhatsApp infrastructure in PitchYou immediately after the transfer. Further processing then takes place exclusively in onlyfy Application Manager.
The WhatsApp functions are provided by the IT service provider PitchYou, which may access your data for this purpose. More information is available here: https://www.pitchyou.de/en/pitchyou-gdpr. Please note that you use your personal WhatsApp account for the application or communication, and therefore processing by WhatsApp or Meta in their own responsibility takes place. A transfer, in particular to the USA, cannot be ruled out. WhatsApp data protection information is available here: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
You can withdraw your consent to communication via WhatsApp at any time with effect for the future. If you do not consent or withdraw your consent, no further communication via WhatsApp will take place.
Applicability of the Swiss Federal Data Protection Act (FADP)
The FADP applies to circumstances which have an impact on Switzerland, even if said circumstances are initiated outside of Switzerland. Correspondingly, this privacy policy applies to information in line with the EU GDPR and the FADP. Here, EU GDPR terminology is used in favour of FADP terminology. However, FADP terminology is used if the FADP applies and the terminology differs from EU GDPR terminology in a given language. The About this site section on XING contains the name and address of our representative in Switzerland.
Information für Bewerber über die Erhebung personenbezogener Daten nach Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für unser Unternehmen.
Im Zuge der Europäischen Datenschutzgrundverordnung sind wir verpflichtet, über die Erhebung personenbezogener Daten und die damit im Zusammenhang stehenden Rechte zu informieren.
Nachfolgend möchten wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung aufklären:
- Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind Informationen, über die Sie identifiziert werden können. Darunter fallen u.a. Informationen wie Ihr Name, Ihre Kontaktdaten und Fotos.
- Verantwortliche Stelle
Für die Datenerhebung und die Datenverarbeitung ist das Unternehmen verantwortlich, bei dem Sie sich beworben haben.
- Erhobene Daten und Zweck deren Verarbeitung
Bei der Bewerbung verarbeiten wir Daten von Ihnen, die wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses benötigen. Dies können Kontaktdaten, alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten (z.B. Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen etc.) sowie ggf. Daten zur Bankverbindung (um Reisekosten zu erstatten) sein. Die Rechtsgrundlage hierfür ergibt sich aus § 26 BDSG-neu.
- Konzerninterner Datentransfer in Drittländer und vertrauliche Behandlung Ihrer Daten
Unser Unternehmen ist Teil eines internationalen Agenturnetzwerkes, bei dem Personalzuständigkeiten über die Abteilungs-, Unternehmens- und Landesgrenzen hinweg bestehen. Aus diesem Grund können in bestimmten Fällen auch zuständige Vorgesetzte in UK und den USA auf Ihre Bewerberdaten zugreifen. Auch diese Datenverarbeitungen sind nach § 26 BDSG-neu zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses erforderlich. Etwaige Datentransfers in die USA sind durch sog. EU-Standardverträge abgesichert.
Ihre Daten werden selbstverständlich vertraulich behandelt. Wir übermitteln diese nicht an Dritte. Ggf. setzen wir streng weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns z.B. in den Bereichen EDV oder der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten unterstützen und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden, um den sicheren und gesetzeskonformen Umgang mit Ihren Daten zu gewährleisten.
- Löschung der Daten
Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten existieren, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung dieser Daten nicht mehr erforderlich ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall. In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z.B. bei Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Ihre Datenschutzrechte
Als von der Datenerhebung betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht außerdem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, sofern eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt, das Recht auf Widerspruch, sofern die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO vorliegen und das Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO gegeben sind.
Jeder betroffenen Person steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedsstaat des Aufenthaltsortes oder des Arbeitsplatzes der betroffenen Person oder des Ortes des (mutmaßlichen) Verstoßes geltend gemacht werden.
- Datenschutzbeauftragter
Für die Ausübung der o.g. Rechte und bei weiteren Fragen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragen. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:
Hannes Oenning
Lawyer - Data Protection Officer
CIPM, CIPP/E
GDD zertifizierter Datenschutzbeauftragter
WPP Deutschland Holding GmbH & Co. KG
Darmstädter Landstraße 112
D-60598 Frankfurt am Main, Germany
Office: +49 69 96225 1110
e-mail: h.oenning@wpp-germany.de